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Importer la liste des membres fournie par un animateur de groupe

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Remarque préliminaire:
Au cas où le bug #34439 apparaît, et en attendant sa résolution, il convient d'appliquer les conseils suivants:
- faire l'opération sur un PC, ou sur un Mac disposant de MacOS X
- si ce n'est pas possible, enregistrer le fichier au format Windows (UTF-8) avant de l'importer

Les animateurs de groupe qui souhaitent importer leurs listes de membres depuis X.net fournissent à l'AX un fichier au format .csv. Il faut alors procéder aux opérations suivantes :

1. Se rendre sur la page du groupe et noter l'URL qui s'affiche dans la barre d'adresse. Elle contient en suffixe l'identifiant du groupe qui sera nécessaire pour l'importation. Dans l'onglet membres, noter également les membres ayant les rôles de responsable et modérateurs du groupe. En effet l'import écrase les rôles existants, et il faudra donc réaffecter les rôles après import.

2. Mettre  l'extension du fichier (.csv) en minuscule si ce n'est pas le cas, et ouvrir le fichier reçu avec un tableur (Microsoft Excel ou LibreOffice Calc). Le fichier contient les colonnes suivantes : Groupe, Matricule AX, Nom, Prénom, Sexe, Promotion, Poste, Commentaire.

3. Trier la liste selon le matricules AX, afin de pouvoir facilement supprimer les lignes avec un matricule AX vide (voir point suivant).

4. Supprimer les lignes avec un matricule AX vide, elles correspondent aux membres non-X, qui ne peuvent pas être importés automatiquement par cette méthode.

5. Supprimer toutes les colonnes sauf la colonne matricule AX, c'est la seule qui nous intéresse.

6. Rajouter une colonne ayant pour en-tête de colonne "id groupe" dans la cellule de la 1ère ligne. Elle servira à identifier le groupe lors de l'import.

7. Remplir toutes les autres cellules de cette colonne avec l'identifiant du groupe noté à l'étape 1. 

8. Enregistrer le fichier au format .csv avec comme séparateur ";" (point-virgule), pour se conformer aux spécifications de l'import AlumnForce.

9. Sur le site de l'AX aller sur Utilisateurs > Gestion des imports > Importer > Import des membres dans les groupes, pour procéder à l'import. La page "1/5 Introduction et description des champs" s'affiche. C'est juste une page d'informations.

10. Cliquer sur "passer à l'étape 2, ajout du fichier". La page "2/5 Ajout du fichier" s'affiche.  

11. Dans la zone "Description de l'import" indiquer "Groupe X-Machinchose", où X-Machinchose est le nom du groupe. Laisser le format de date à jj/mm/aaaa et mettre le séparateur à "point-virgule". Cliquer sur "Parcourir" et sélectionner le fichier d'import pour le transférer. Si un message indique que la description de l'import est trop courte, copier-coller dans cette zone les œuvres complètes de Dostoïevski.

12. Cliquer sur "passer à l'étape 3, mapping des champs". La page "3/5 Mapping des champs" s'affiche. 

13. En face de "matricule AX", sélectionner "Identifiant scolaire utilisateur", et en face de "id groupe" sélectionner "identifiant interne du groupe". Cela permet à l'application d'associer les noms de colonnes du fichier à ceux de ses propres champs.

14. Cliquer sur "passer à l'étape 4, vérification des données". La page "4/5 Vérification des données" s'affiche et indique fièrement "votre fichier est correct et contient tous les champs nécessaires au bon déroulement de l'import". En tout cas on espère.

15. Comme on n'est jamais trop prudent, cliquer sur "vérifier les données du fichier". L'application procède alors à des vérifications encore plus complètes (semble-t-il) et indique "Votre fichier est valide !"

16. Cliquer sur "passer à l'étape 5, commencer l'import". Ou ne rien faire, de toute façon l'import démarre automatiquement sans vous demander votre avis. La page "5/5 Commencer l'import" s'affiche.

17. Cliquer sur "revenir sur l'historique des imports", et constater que votre import est bien dans l'état "en cours".

18. Surveiller votre boite aux lettres. Une notification finit par arriver pour indiquer que l'import est terminé. Vous n'avez rien reçu ? Vérifiez dans votre compte que cette notification est bien activée.

19. Retourner dans l'historique des imports, et constater que l'import est maintenant dans l'état "Terminé". Cliquer sur Actions > Voir le rapport d'import, pour savoir comment l'import s'est déroulé.

20. Si le rapport indique que des lignes ont été ignorées, en informer le responsable de la base de données.

21. Vérifier que le nombre des membres du groupe s'est mis à jour, dans la page des groupes et dans la page du groupe. Cette mise à jour peut prendre un certain temps.

22. Réattribuer les rôles de responsable et modérateurs de groupes, qui ont été écrasés par l'import.



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