AX - L'école Polytechnique Alumni

Importer un fichier

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L'import de fichiers est utilisé pour les processus suivants:

- intégrer chaque année les flux reçus de l'Ecole (les promotions entrantes et sortantes)
- migrer la liste des membres d'un groupe depuis polytechnique.net
- intégrer chaque année les cotisations et abonnements en mode prélèvement

Chacun de ces processus fait l'objet d'une FAQ. On donne ici des consignes générales valables pour tous les imports

1. Vérifier les points suivants :

- le fichier à importer est au format .csv
- son nom (y compris l'extension .csv) est en minuscule
- le séparateur de champs est le point-virgule (et non la virgule): ";"
- le codage des champs est en UTF-8
- les dates sont au format jj/mm/aaaa
- le fichier a été créé et traité sur un PC ou sur un Mac récent (MacOS), ou a été enregistré au format PC. Les anciens Mac ne respectent pas la norme de retour à la ligne, cf. ticket Welcome #38439.

D'expérience, le non-respect de ces consignes peut entraîner une erreur d'import ou un blocage indéfini du processus d'import.

2. Lors du processus d'import, bien renseigner le format de date (jj/mm/aaaa), et le séparateur (point-virgule)

3. Pour une création (par exemple un import de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles cotisations), tester le bon déroulement de l'import, en vérifiant les nouvelles données après import, sur un échantillon d'une dizaine d'individus. Vérifier également que le nombre total d'utilisateurs (ou de cotisations, ou d'abonnements) importés est correct.

4.  Pour une mise à jour (par exemple un import de mise à jour d'utilisateurs existants), tester le bon déroulement de l'import, en comparant les données concernées avant et après import :

- effectuer un export de la table des utilisateurs avant l'import,
- après import vérifier sur un échantillon d'une dizaine d'individus, par comparaison avec ce fichier d'export,  que les données devant être modifiées l'ont bien été, et que les autres données n'ont pas été impactées

5. Enregistrer le document importé dans la rubrique media du groupe AX, au format .xlsx (le format .csv n'est pas autorisé dans une rubrique media), sous un titre au format "Import AAAA-MM-JJ, Flux N, XXXX" :

- AAAA-MM-JJ étant la date de l'import,
- Flux N (uniquement dans le cas d'un flux reçu de l'Ecole) est le n° de flux (1 à 8)
- XXXX est un libellé explicatif complémentaire

Ceci permet de tracer les imports et de retrouver en cas de problème les fichiers importés.


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